Een commercial invoice maken? Zo doe je dat!

Een commercial invoice heb je nodig om jouw zending te versturen buiten de Europese Unie. De douane bekijkt of jouw zending voldoet aan de bepalingen en wetgeving van het land of gebied waar het aankomt. Hiervoor heb je een commercial invoice nodig. Lees hier wat het is, hoe je het maakt en bekijk een voorbeeld van een commercial invoice. 

Commercial invoice betekenis: Wat is een commercial invoice?

Een commercial invoice is een document dat je nodig hebt om jouw zending te versturen buiten de Europese Unie. Het is hetzelfde als een commerciële factuur, handelsfactuur of douanefactuur. Met een commercial invoice krijgt de douane de juiste informatie over jouw zending. Je stuurt het dus alleen mee als de inhoud douaneplichtig is. Wil je een document versturen? Dan hoef je hiervoor geen invoice op te maken. De reden hiervan is dat je documenten vrij mag invoeren. Verstuur je iets anders dan documenten naar een land buiten de Europese Unie? Dan is het wel verplicht om een commercial invoice  op te maken.

Wanneer je verzendt met ParcelParcel heb je naast de commercial invoice geen CN22, CN23 of CP71 formulier nodig. Dit is alleen nodig voor zendingen die je per post verstuurt (PostNL/bpost). ParcelParcel maakt gebruik van express vervoerders in plaats van postdiensten. 

Wat is het verschil tussen een commercial invoice en proforma factuur?

Het verschil tussen een commercial invoice en proforma factuur heeft te maken met de inhoud van jouw zending. Op het moment dat een zending een commerciële waarde heeft (de inhoud is bedoeld voor verkoop) dan moet je een commercial invoice in drievoud meesturen. Indien de inhoud niet voor verkoop bedoeld is, denk aan samples, een cadeau of het terugsturen voor reparatie, dan is een proforma invoice voldoende.

Een pakket met een proforma invoice wordt anders door de douane behandeld dan een pakket met een commercial invoice. De reden hiervan is dat de douane van het bestemmingsland haar land economisch beschermt en alle commerciële activiteiten opvolgt. Belasting innen is daar een belangrijk onderdeel van.

Commercial invoice voorbeeld

Ben je benieuwd aan welke eisen een commercial invoice moet voldoen en wil je een voorbeeld zien? Hieronder vind je een voorbeeld en een toelichting per veld.
Klik hier voor een voorbeeld van een proforma invoice.
Klik hier voor een voorbeeld van een commercial invoice.

Op een commercial invoice vul je deze gegevens in:

• De adresgegevens van de verzender en ontvanger

• Een duidelijke en volledige omschrijving van de inhoud

• Een HS-code: douane statistieknummer. Hieronder lees je meer daarover

• De incoterms: wie wordt er belast met invoerrechten?

• De waarde per item en totale waarde. Hanteer altijd een minimale waarde van 1 euro

• Het Track & Trace nummer van de vervoerder

• Het totale gewicht van de zending, bruto en netto

• De lengte, breedte, hoogte van de zending in centimeters

• De datum en locatie van de afzender

• Een handtekening en eventueel bedrijfsstempel

Zelf een commercial invoice of douanefactuur maken?

Verzend je met ParcelParcel? Dan is dit niet nodig. Wij maken kosteloos een uitgebreide douanefactuur of commercial invoice, volgens de eisen van de vervoerders en de douane in het bestemmingsland. Je krijgt bij iedere zending automatisch de juiste formulieren, ingevuld en al. Hier kun je jouw verzendtarief berekenen en jouw zending boeken. Heb je hulp nodig met het maken van een commercial invoice? Je kunt advies vragen aan één van onze logistieke specialisten via de Live Chat.

Wil je een douanefactuur maken voor een zending die niet via ons platform wordt verzonden? Vul on formulier in via de Douanefactuur maken knop hieronder, en wij e-mailen je direct jouw douanefactuur. Er zijn al meer dan 220 duizend zendingen verzonden via ons berzendplatform met dit specifieke douanefactuur template. We loodsen je door alle stappen! 

Belangrijke velden op de commercial invoice

Delivered under

Hier vul je de incoterms (International Commercial Terms) in. Dit is een internationale standaard over de rechten en plichten van de koper en verkoper bij internationaal transport van goederen. Met andere woorden: wie is er verantwoordelijk voor de eventuele invoerrechten en btw? De meestgebruikte Incoterms binnen het transport dat ParcelParcel.com verzorgt, zijn DAP (Delivery At Place) en DDP (Delivery Duties Paid). Heb je met de ontvanger afgesproken dat deze verantwoordelijk is voor de kosten? Dan kies je voor DAP. Wil je dat deze kosten aan jou worden doorbelast? Dan kies je voor DDP. Indien je de incoterms niet invult op de commercial invoice, wordt de zending automatisch als DAP ingevoerd. De ontvanger wordt belast met de invoerrechten en btw. Wil je meer weten over invoerrechten? Lees dan hier informatie over invoerrechten.

HS-code

Een HS-code is ook wel een goederencode. Het Geharmoniseerd Systeem (GS) van de Wereld Douane Organisatie is wereldwijd ook bekend als Harmonized System en hier komt ook de term Harmonized System Code (HS-code) vandaan. De douane goederencode die je kunt gebruiken verschilt per EU-land. De eerste 6 cijfers zijn internationaal dus gelijk, daarna kan het (nationaal) anders zijn. De douane bepaalt aan de hand van deze code hoeveel invoerrechten en andere invoerbelastingen jij moet betalen over de invoer. Ook geeft het informatie over het type goederen en deze informatie wordt gebruikt voor statistieken en handel. Lees hier over het verschil tussen een GS-, HS-, GN- en Taric-code of bekijk hoe je een HS-code vindt.

Commercial invoice maken: let hier ook op 

Stel de invoice in het Engels op, print deze in drievoud en vergeet jouw handtekening niet. Vermeld altijd de juiste omschrijving van het product en de reden van het verzenden.

Waarom is dit zo belangrijk?
Stel dat je een plastic potje verstuurt naar China als testproduct. Het plastic potje wordt vervolgens in China door de fabrikant in grote aantallen geproduceerd. Om het daar te krijgen moet er een proforma invoice worden opgesteld, die samen met het pakket wordt meegestuurd. Nu komt het aan op het noteren van de juiste omschrijving en de reden van het verzenden van jouw plastic potje naar China.

De enkele omschrijving ‘sample’ wordt ten onrechte vaak gebruikt wanneer een bedrijf een testzending of monster verstuurt. ‘Sample’ zegt niets over het product dat wordt verstuurd. Dit zegt alleen iets over de reden van het verzenden. De juiste omschrijving in dit voorbeeld is dan ook ‘plastic bucket’.