Proforma factuur: Wat is het en wanneer gebruik je het?
Een proforma factuur is een voorlopige factuur die wordt gebruikt om een schatting te geven van de kosten van een transactie. Lees hier hoe het werkt.
✏️ Laatste wijziging: 27-07-2023
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is een voorlopige factuur die wordt gebruikt om een schatting te geven van de kosten van een toekomstige transactie. Het is een document dat vaak wordt gebruikt in internationale handel als een soort offerte. De koper gebruikt het om de kosten van de transactie te schatten en de nodige betalingen en documenten voor te bereiden. Een proforma factuur bevat meestal dezelfde informatie als een gewone factuur. Zoals de naam en adresgegevens van de verkoper en koper, een beschrijving van de goederen of diensten, de hoeveelheid en de prijs en de betalingsvoorwaarden. Het verschil tussen een proforma factuur en een gewone factuur is dat een proforma nota niet wettelijk bindend is en geen betalingsverplichtingen met zich meebrengt.
Een proforma factuur is een middel om de nodige documenten en betalingen voor te bereiden voordat de definitieve transactie plaatsvindt, of als een manier om een potentiële koper een idee te geven van de kosten van een transactie voordat deze plaatsvindt.
Wat moet er op een proforma factuur staan?
Op een invoice (zowel proforma als commercial) zet je de volgende gegevens:
De adresgegevens van de verzender en ontvanger.
Een duidelijke en volledige omschrijving van de inhoud.
Indien bekend, een HS-code (douane statistieknummer). We hebben onze eigen HS-code tool .
De Incoterms: DAP als de ontvanger moet worden belast met invoerrechten. DDP indien je wilt dat niet de ontvanger, maar jij als verzender wordt belast voor deze kosten.
De waarde per item en de totale waarde van de volledige inhoud (alles heeft een waarde, dus ook een pen die als sample wordt verstuurd. 0 euro is dan ook geen waarde, hanteer altijd een minimum van 1 euro).
Het traceernummer (track&trace nummer) van de vervoerder.
Het totale bruto- en netto gewicht van de zending.
De afmetingen van de zending (Lengte x Breedte x Hoogte in cm).
De datum en plaats van waar de zending wordt verstuurd.
Een handtekening (indien mogelijk bedrijfsstempel) aan de onderzijde.
Het is belangrijk om een proforma factuur correct en nauwkeurig op te stellen, omdat dit de kans vergroot dat het pakket snel en efficiënt door de douane wordt verwerkt. Daarnaast kan het ook helpen om eventuele vertragingen of problemen bij de grens te voorkomen en ervoor te zorgen dat het pakket veilig aankomt bij de ontvanger.
Proforma factuur voorbeeld
Je kan via ons verzendplatform gratis douanefactureren genereren tijdens het inboeken van een zending. Wil je zelf een douanefactuur invullen? Gebruik dan dit template. Hieronder zie je een voorbeeld van zo'n ingevulde proforma invoice:
Maak zelf gratis een proforma factuur of commercial invoice (5 minuten)
Verzend je met ParcelParcel? Dan is dit niet nodig. Wij maken kosteloos een uitgebreide douanefactuur of commercial invoice, volgens de eisen van de vervoerders en de douane in het bestemmingsland. Je krijgt bij iedere zending automatisch de juiste formulieren, ingevuld en al. Hier kun je jouw verzendtarief berekenen en jouw zending boeken. Heb je hulp nodig met het maken van een commercial invoice? Je kunt advies vragen aan één van onze logistieke specialisten via de Live Chat.
Wil je een douanefactuur maken voor een zending die niet via ons platform wordt verzonden? Vul on formulier in via de Douanefactuur maken knop hieronder, en wij e-mailen je direct jouw douanefactuur. Er zijn al meer dan 220 duizend zendingen verzonden via ons berzendplatform met dit specifieke douanefactuur template. We loodsen je door alle stappen!
Wat is het verschil tussen een commercial invoice en proforma factuur?
Het verschil tussen een commercial invoice en proforma factuur heeft te maken met de inhoud van jouw zending. Op het moment dat een zending een commerciële waarde heeft (de inhoud is bedoeld voor verkoop) dan moet je een commercial invoice in drievoud meesturen. Indien de inhoud niet voor verkoop bedoeld is, denk aan samples, een cadeau of het terugsturen voor reparatie, dan is een proforma invoice voldoende.
Een pakket met een proforma invoice wordt anders door de douane behandeld dan een pakket met een commercial invoice. Pakketten met een commercial invoice ondergaan het proces van douane inklaring. De reden hiervan is dat de douane van het bestemmingsland haar land economisch beschermt en alle commerciële activiteiten opvolgt. Belasting innen is daar een belangrijk onderdeel van.
Meer informatie?
Klik verder voor meer informatie over het opstellen van een proforma of invoice factuur. Wil je meer weten over internationaal verzenden? Kijk dan eens in onze kennisbank. Spreek je liever met onze logistieke specialisten. Neem dan contact op met ons via de live chat. Of door te bellen naar 085 877 16 56 (Nederland) of 038 087 099 (België). We staan graag voor je klaar!
Wat vroegen andere verzenders zich af?
Absoluut! ParcelParcel maakt internationaal verzenden eenvoudig voor zowel bedrijven als particulieren. Of je nu voor de eerste keer internationaal verzendt of al vele keren hebt verzonden, ons gebruiksvriendelijke platform stelt iedereen in staat om gemakkelijk wereldwijd documenten, pakketten of pallets te versturen.
Heeft dit antwoord geholpen?
Je kunt direct de verzendkosten inzien via onze tariefcalculator. Vul het gewicht, de afmetingen en het bestemmingsland in van jouw zending en bekijk direct alle verzendopties. De bijbehorende levertijden worden tevens getoond. De calculator kun je gebruiken om verzendtarieven te vergelijken voor zowel exportzendingen als importzendingen.
Heb je hulp nodig om een verzendtarief te berekenen, bekijk dan de video hieronder. Klik op de 
knop om de video af te spelen en het 
icoontje om de video op volledig scherm te bekijken.
Heeft dit antwoord geholpen?
De verzendkosten worden berekend op basis van afmetingen (LxBxH in cm), gewicht (in kg) en het bestemmingsland. Er wordt gekeken naar het werkelijke gewicht (wat de weegschaal aangeeft) en het volumegewicht.
Het volumegewicht is het gewicht dat wordt gebaseerd op hoeveel ruimte jouw zending inneemt in het vliegtuig. Het hoogste gewicht (volume- of werkelijke gewicht) wordt gebruikt om het verzendtarief te berekenen. Je hoeft dit zelf niet te berekenen, dit doet onze calculator voor je.
Heeft dit antwoord geholpen?
Je kan tijdelijk de kortingscode PP10 gebruiken voor 10% korting op de transportkosten van je eerste zending. Je kan de kortingscode tijdens het aanmelden in onze checkout toepassen (instructies).
Heeft dit antwoord geholpen?
Of er nog eventuele kosten bijkomen is afhankelijk van of jouw zending binnen de Europese Unie blijft of vanaf/naar een land wordt verzonden buiten de Europese Unie. Onderstaand lees je per situatie welke kosten er nog bij kunnen komen.
Binnen de Europese Unie
Als je bijvoorbeeld een zending van Nederland naar Italië verstuurt (binnen de EU) dan komt er nog 21% Btw bij de verzendkosten.
Verder heb je bij een zending die binnen de Europese Unie blijft, niet te maken met eventuele invoerrechten of inklaringskosten omdat jouw zending niet langs de douane komt. Let op, de Europese Unie is niet hetzelfde als Europa.
Bekijk hier alle landen die vallen onder de Europese Unie. Zo valt Zwitserland bijvoorbeeld wel onder Europa maar niet onder de Europese Unie.
Buiten de Europese Unie
Als je bijvoorbeeld een zending verstuurt van Nederland naar de Verenigde Staten dan wordt er geen Btw (0%) gerekend over de getoonde verzendtarieven.
Verder kunnen er wel invoerrechten worden geheven door de douane in het bestemmingsland indien je een zending verstuurt vanaf/naar een land buiten de Europese Unie. Standaard worden eventuele douanekosten belast aan de ontvanger. Dit noemt men binnen de logistiek Delivered At Place (DAP).
De douane is een overheidsinstantie en heft in bepaalde gevallen invoerrechten om de eigen markt te beschermen. Als bedrijf kun je via ParcelParcel tevens versturen per Delivered Duty Paid (DDP), wat betekent dat eventuele douanekosten aan jou als verzender worden doorbelast.
Invoerrechten Calculator van ParcelParcelOntvang binnen 10 seconden een schatting van de invoerrechten, BTW en inklaringskosten van jouw zending. Bij ParcelParcel vinden we het belangrijk dat iedereen makkelijk internationaal kan verzenden! We merken dat veel van onze klanten een schatting willen hebben van de invoerrechten, BTW en inklaringskosten.
Het werkt als volgt:
- Ga naar onze Invoerrechten Calculator
- Vul de gegevens naar het voorbeeld in onze calculator
- Je ontvangt direct een schatting van de invoerrechten, BTW en inklaringskosten:
Neem gerust contact met ons op indien je vragen hebt over dit onderwerp. Bovendien kunt je in dit blog alles lezen over invoerrechten, Btw en het inklaringsproces.
Heeft dit antwoord geholpen?
Een douanefactuur is een formulier waar alle goederen zijn gespecificeerd die jij wilt versturen. Op deze douanefactuur wordt een Engelse omschrijving van de goederen genoteerd met de bijbehorende waarde en het bijbehorende gewicht van de inhoud van jouw pakket.
De inhoud van jouw zending moet per type product dat je verstuurt, worden gespecificeerd om vertraging bij de douane te voorkomen. Een douanefactuur wordt altijd in viervoud opgesteld conform de richtlijnen van de douane.
Wanneer is een douanefactuur benodigd?
Een douanefactuur is enkel benodigd voor zendingen vanuit/naar landen buiten de Europese Unie (bijv. Nederland - Verenigde Staten). Als jouw zending binnen de Europese Unie blijft (bijv. Nederland - Italië) dan komt jouw zending niet langs de douane en is er daarom geen douanefactuur benodigd.
Verder zijn document-zendingen niet douaneplichtig, dus als je een document wilt versturen naar een land binnen/buiten de Europese Unie dan is er geen douanefactuur benodigd.
Let op, je kunt niet alle goederen naar elk land versturen. Op deze pagina kan je alle goederen inzien die niet via ParcelParcel verstuurd kunnen worden.
Moet ik een douanefactuur zelf opstellen?
Als je een zending wilt versturen vanuit/naar een land buiten de Europese Unie, dan is het verplicht om een douanefactuur bij de zending te voegen. Wij ondersteunen je kosteloos in het opstellen van een douanefactuur.
Je kan via ons verzendplatform eenvoudig een douanefactuur aanmaken. De douanefactuur wordt automatisch gegenereerd op basis van de inhoud die je tijdens jouw boeking hebt gespecificeerd.
Heeft dit antwoord geholpen?
Je kan via ParcelParcel net zo makkelijk importeren als exporteren.
Heeft dit antwoord geholpen?
Op deze pagina kan je alle goederen inzien die niet via ParcelParcel verstuurd mogen worden.
Heeft dit antwoord geholpen?
Auteur
Romy Ambers heeft een sterke reputatie opgebouwd als schrijver en expert in de logistieke sector, met uitgebreide ervaring opgedaan bij diverse internationale vervoerders gedurende 8 jaar.
Waarom versturen bedrijven en particulieren via ParcelParcel?
Duizenden bedrijven en particulieren vertrouwen al op ParcelParcel voor hun internationale verzendingen. Ervaar het zelf en ontdek waarom!
Moeite met het vergelijken van verzendkosten?
- ✅ Bespaar tijd en geld via ParcelParcel! Vergelijk eenvoudig tarieven van FedEx, UPS, DPD, DHL, TNT en meer voor 250+ landen - zonder je te registreren.
Frustratie over douanepapieren?
- ✅ Bij ParcelParcel maak je eenvoudig douanedocumenten tijdens het boeken - conform alle regels!
Lang wachten op antwoorden van verzendpartijen?
- ✅ Bij ParcelParcel: direct contact met onze klantenservice. Geen wachtrijen, geen chatbots!
Geen tijd om het pakket weg te brengen?
- ✅ Kies bij ParcelParcel zelf de ophaaldatum en -tijd die je uitkomt, op een locatie naar keuze!
Zij verzonden ook via ParcelParcel 👇
Het #1 verzendplatform voor internationaal versturen 🌎
- ✓ Vergelijk de beste vervoerders vanaf één website
- ✓ Je hoeft niet een minimaal aantal zendingen te boeken
- ✓ Lift mee op onze kortingstarieven (tot 70%) bij de vervoerders
- ✓ Je hebt 1 aanspreekpunt voor al je geboekte zendingen
- ✓ Beheer al je zendingen vanuit 1 account
